Building a better you — from the McKinsey Edge

ตอนผมเริ่มทำงานใหม่ๆ ก็ได้รู้จักกับตำแหน่งงาน ที่ชื่อว่า Consultant ตอนนั้นรู้สึกว่ามันเท่มาก มันคือที่สุด มันเจ๋ง มันดูฉลาดล้ำ อยากรู้และสงสัยว่า คนที่เป็น consultant นั้น มีความรู้ทักษะและความสามารถอย่างไร ทำไมถึงสามารถให้คำปรึกษากับองค์กรได้

งานในโครงการที่เกี่ยวกับ Consulting แรกๆ หน้าที่หลักๆ ของผม ก็คือ เป็นลูกไม้ลูกมือ ทำงาน groudwork ซึ่งบอกได้เลยว่าหนักมาก …. เพราะฟังอะไรไม่เข้าใจเลย ฮ่าๆๆๆ

เวลาเข้าไปนั่งห้องประชุมแล้วต้องจดรายงานการประชุม ก็จะเหนื่อยและเพลียมาก เพราะคิ้วเหมือนจะผูกเป็นโบว์ตลอดเวลา ทุกคนพูดภาษาไทย แต่ฟังแล้วเหมือนภาษาต่างดาว ได้แต่ก้มหน้าก้มตาจดไป แล้วรีบกลับไปค้นคว้าหาความรู้อ่านต่อ

Challenge ในปีนี้ ของผมคือ การสร้างและพัฒนา data team ให้แข็งแกร่งดุจดั่งยอดมนุษย์ หนังสือที่ผมอ่านแล้วประทับใจในแนวทางการพัฒนาศักยภาพคน ก็คือ The McKinsey Edge: Success Principles from the World’s Most Powerful Consulting Firm เนื้อหาได้สรุปหลักการที่ Consultant ของบริษัท Consulting Firm ชื่อดังของโลกอย่าง McKinsey ได้ใช้ในการพัฒนาบุคลากร ใครสนใจอยากอ่าน ผมซื้อเล่มนี้มาจาก Kinokuniya สาขาเอมควอเทียร์ครับ (ไม่ได้ค่าโฆษณาแต่อย่างใด)

การพัฒนาศักยภาพที่หนังสือเล่มนี้สรุปไว้ จะแบ่งเป็น 4 ด้านหลักๆ ได้แก่

1. better self — เริ่มจากพัฒนาตนเองก่อน
2. growing with others — และเติบโตไปกับคนอื่นๆ
3. excelling in process management — จัดการงานให้เป็น
4. going extra miles — ไปให้สุดทาง

แต่ละเรื่องก็จะมี principle ย่อยๆ ครับ มีทั้งหมด 47 principles วันนี้ขอสรุปแค่ 16 principles แรก ซึ่งก็เป็นเรื่องเกี่ยวกับ better self ครับ

principle 1: Focus on what really matters

ทุ่มทุกอย่างลงไปที่สิ่งที่สำคัญต่องานของเรา เช่น เวลาเตรียม Slides ก็ต้องตั้งใจทำพวก content ไม่ใช่เน้นแต่งสี แต่ง font (แม้ว่ามันจะสนุกมากก็ตามมม >.<) หลักๆ ก็คือ เราต้องมีสติกับคำว่า Value ครับ ว่าคนที่เราจะส่งมอบงานไปให้นั้นเค้า Value หรือ ให้คุณค่ากับอะไร ถ้าเค้าต้องการเนื้อหา ก็จงทุ่มเทกับเนื้อหา แต่ถ้าเค้าชอบความสวยงามก็จัดให้เต็มที่เลยครับ เหมือนหลักการในการทำงบการเงินนะครับ substance over form !

principle 2: Start with the hard stuff in the morning

ตอนเช้าๆ เราควรเริ่มทำงานที่ยากๆ ซึ่งจะเป็นงานที่เราไม่อยากจะทำเลย งานที่ต้องการสมาธิมากๆ งานที่ทำแล้วทุกข์ทรมาน งานที่เรารู้น้อยที่สุดว่าจะทำอย่างไร เค้าก็แนะนำให้เรานอนหัวค่ำ ตื่นเช้านะครับ ค่อยๆ ปรับ biorythm ซึ่งมันจะสอดคล้องกับ body temperature ของเรา คอยสังเกตตัวเองให้ดีครับ ว่าช่วงไหนที่เรามีสมาธิดีที่สุด ก็เอางานยากๆ ขึ้นมาทำ

principle 3: Catch small signals and make a difference

รู้จักตัวเราเองให้ดีที่สุด ว่าเรามีอะไรที่ไม่เหมือนคนอื่น เค้ามีให้ลองทำ exercise โดยการเขียน 100 adjectives ที่บ่งบอกถึงตัวเรา (ลองเขียนดูนะครับ ยากเลยทีเดียว ตั้ง 100 ข้อ) แล้ววงเลือกข้อที่เด่นชัดที่สุด เราต้องหาจุดเด่นให้ได้ว่าเราเก่งกว่าคนอื่นเรื่องไหน เค้าก็บอกว่าจุดเด่นประเภท hard-working อะไรพวกนี้ ไม่ถือว่าเด่นนะครับ เพราะทุกคนที่มาเป็น Consultant ก็ hard-working กันทั้งนั้น

principle 4: Have a 30-second answer to everything

ผมชอบ principle นี้มากที่สุด ก็ เราควรจะตอบคำถามทุกอย่างได้ภายใน 30 วินาที แต่คำตอบของเรานี้ ต้องกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นให้คนอยากถามต่อ สร้างให้เกิด conversation ไปเรื่อยๆ ครับ วิธีการฝึก ก็คือ ต้องฝึกนึกคำถามและเตรียมคำตอบไว้ล่วงหน้าครับ

principle 5: Frontload your project

อันนี้ ถือเป็น skill ที่เราต้องการกันมาก คือ การอัดความรู้ทุกอย่างที่จำเป็นเข้าไปในหัวในชั่วพริบตา …. เลยคำว่า เรียนรู้เร็วไปเลยทีเดียว …. เช่น เราจะต้องเข้าไปทำโปรเจคของบริษัทที่มีธุรกิจที่เราไม่รู้จักมาก่อน หน้าที่ของ Consultant ก็คือ วิ่งไปหาทุกสิ่งอย่างที่เกียวกับเรื่องนี้ แล้วก็ อ่านวนไปครับ อ่านไปเรื่อยๆ เพื่อยัดทุกอย่างเข้าหัว แต่ส่วนมาก ก็ไม่ได้มีเวลามากมายให้อ่านนะครับ เคยครั้งนึง ต้องไป present โปรเจคกับบริษัทที่ทำธุรกิจเกี่ยวกับถ่านหิน ตอนนั้นมีเวลาแค่ครึ่งวัน กับอีกหนึ่งคืน ที่จะต้องเข้าใจกระบวนการทั้งหมด … อ่านจนหัวร้อนเลยครับ แต่ก็ทำให้ Presentation มันลุล่วงไปได้อย่างดี

principle 6: Create the right end output image

สร้างนิสัยในการทำ final outcome ให้เป็นรูปเป็นร่างให้เร็วที่สุดครับ เวลาจะทำอะไร เราควรที่จะมีภาพสุดท้ายในหัวให้เร็วที่สุด เทคนิคก็คือ เวลาเริ่มทำอะไร ให้เริ่ม list หัวข้อปลายทางที่จะต้องส่ง ถ้าเป็นพวก Report ก็จะต้องเขียนเป็นสารบัญออกมาให้ได้ แล้วเริ่ม fill-in details เรื่อยๆ แล้วพยายามใส่รายละเอียดเพิ่มเติมเรื่อยๆ ไม่ต้องรอให้เสร็จถึงจะส่งนะครับ อะไรไม่เสร็จ ใส่เป็นอะไรเป็นตัวอย่างไปก่อนเลยก็ได้ ถ้าเป็นพวก program ก็คือ การทำ prototype น่ะครับ เมื่อเสร็จระดับหนึ่ง ก็ส่งไปให้แต่ละคนได้เห็นก่อนเลย จะได้รีบเอา feedback กลับมาปรับแก้

principle 7: Smile when your are under stress

เวลาอยู่ในสถานการณ์เครียดๆ ก็พยายามยิ้มเข้าไว้ครับ เพื่อที่จะได้ช่วยลดความเครียดและมีสมาธิอยู่กับสิ่งที่เราต้องจัดการ การจัดการกับอารมณ์ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะแบ่ง Consultant ที่เก่ง กับ เก่งมากกกกก ออกจากกันได้ครับ ทุกคนเก่งฉลาดเหมือนกันหมด แต่คนที่จัดการกับความอารมณ์และความโมโหของตัวเองได้มากกว่า มักจะประสบความสำเร็จมากสุดครับ ตอนเด็กๆ เวลาทำงาน ก็จะจัดการยากมากครับ บางทีแทบจะเขียน e-mail กราดด่ากันเลยทีเดียว เทคนิคง่ายๆ ก็ ดึงเวลาไว้ครับ ถ้าเรารู้สึกอยากจะว่าหรือตำหนิใคร ลองผลัดผ่อนว่า ถ้าพรุ่งนี้ เรายังโมโหหรือโกรธอยู่ ค่อยพูดหรือส่ง e-mail แล้วลองทำแบบนี้ ดึงเวลาไปเรื่อยๆ เราจะเริ่มจัดการกับอารมณ์ได้ดีขึ้นเป็นลำดับครับ

principle 8: Go beyond your self-perceived limit

การจะพัฒนาตัวเองได้ เราต้องไปถึงในจุดที่เราไม่เคยคิดมาก่อนว่าเราจะทำได้ครับ พยายามออกไปมองหา inspiration ใหม่ๆ เจอคนใหม่ๆ จะทำให้เราเห็นว่ามีบางอย่างที่เราน่าจะทำได้ แต่เราไม่ได้ลองทำ แต่การพัฒนาทักษะความสามารถนั้น ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดครับ ผมเคยเป็นนักกีฬาแบบที่ต้องเก็บตัวซ้อมไปแข่งในระดับประเทศมาก่อน กว่าจะได้มาซักเหรียญนี่ คือ เหงือและน้ำตา ครับ ตื่นตีห้าวิ่งรอบสนามทุกวัน …แทบตาย

มีหลัก 4 ข้อง่ายๆ ที่ต้องเตือนตัวเองไว้

1. พอเราเริ่มท้อ … ปล่อยให้ความท้อมันไหลผ่านไปครับ เชื่อใน process (แต่ต้องเป็น process ที่ถูกต้องนะครับ)
2. การสร้างทักษะใหม่ๆ มันใช้เวลาและความอดทน
3. แลกเปลี่ยนความคิดเห็นมุมมองกับคนอื่น ตอนเรียน ป.เอก เค้าจะแนะนำให้เด็กป.เอกมาแลกเปลี่ยนคุยกันครับ ครึ่งนึงก็คุยเรื่องวิชาการ อีกครึ่งคือมาแชร์ความทุกข์ทรมานกัน T_T
4. อย่าผูกมัดตัวเองกับอดีตที่ล้มเหลวหรืออนาคตที่ไม่แน่นอนครับ

growth is not glamorous but painful

principle 9: Always imagine the worst-case scenario

คนเรามักกลัวความล้มเหลวและผิดพลาดครับ วิธีการเอาชนะความกลัวได้ คือ เราจะต้องจินตการไว้ก่อนเลยว่า สิ่งที่แย่ที่สุดที่จะเกิดขึ้นคืออะไร ลอง simulate เหตุการณ์นั้นขึ้นมาเลย แล้ววางแผนการที่จะจัดการไว้ล่วงหน้า มันอาจจะดูสอนให้มองโลกแง่ร้ายนะครับ แต่ก็ช่วยได้อย่างมากในการทำงาน เพราะจะทำให้เราคิดวางแผนการล่วงหน้าไว้หลายๆอย่างครับ เป็นการ manage risk อย่างหนึ่ง

principle 10: Start following up

follow up ก็คือ การตาม clear พวก pending issues หรือ unclear points ต่างๆ รวมถึงอะไรก็ตามที่มันยังไม่เสร็จเรียบร้อยในห้องประชุม หรือ ประเด็นที่ต้องติดตามต่อในห้องประชุม คนเราส่วนมากจะมีนิสัยที่คอย procastnate หรือ ผลัดวันประกันพรุ่งครับ เราต้องคอยหมั่น follow up ทันที หลังจากเสร็จ discussion หรือ ทันทีที่นึกได้ เช่น พอประชุมเสร็จ เราก็จะสบายใจที่รอดตายมาได้ แต่ในความจริง คือ เราต้องรีบมา list เลยทันทีว่า เราจะต้องวิ่งไปคุยกับใครต่อ เราจะต้องไปขอเอกสารเพิ่มเติมจากใคร เราจะต้องไปคุยกับใครเพิ่มเติมต่ออีก ถ้าเรารอจนโดนตาม จะไม่ดีนะครับ

principle 11: Push back with less emotion

พอทำงานพวก consulting เรามักจะได้รับงานประเภท mission impossible ตลอดเวลา เช่น ต้องเตรียมวิเคราะห์ข้อมูลและ presentation ซึ่งโดยปกติต้องใช้เวลาเป็นเดือนๆ ในการทำ แต่ต้องทำเสร็จภายในหนึ่งอาทิตย์ เวลาเจออะไรแบบนี้ ไม่ต้องรีบปฏิเสธหรือตอบรับครับ เค้าสอนว่าให้ใช้ 24-hour rule คือ เก็บไปนอนคิดข้ามคืน รอให้เลือดที่ขึ้นหน้า มันหายไปก่อน รอให้ความโมโห ความหวาดกลัว ความไม่พอใจ มันไหลผ่านตัวไปก่อน แล้วค่อยคิดประเมินถึง people, process, resources, planning คิดแบบ logically ให้ถี่ถ้วน แล้วค่อยตัดสินใจครับ เราไม่จำเป็นต้องตอบตกลงทุกครั้งไป เราสามารถ push back กลับไปได้ แต่เราต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนครอบคลุม

principle 12: Be flexible on the perception of your passion

คนไทยไม่ค่อยพูดถึงเรื่อง passion กันเท่าไหร่นะครับ ซึ่งจริงๆ ก็สำคัญมากว่า เรามี passion เกี่ยวกับอะไร ถ้า passion เราตรงกับงานที่เราทำ จะทำให้เรามีความสุขกับงานและอยากจะลุกขึ้นมาทำงานทุกวัน ซึ่งในเล่มนี้ ก็สรุปง่ายๆ ว่า ถ้าเราอยากรู้ว่าเรามี passion เกี่ยวกับอะไร ให้ลองถามตัวเองว่า what excites me most?

principle 13: “What would Marvin do?” Find your role models

Marvin Bower เป็น founding managing director ของ McKinsey เวลาที่เจออะไรท้าทาย เค้าจะแก้ปัญหาโดยการถามว่า “What would Marvin do?” ซึ่งถ้าจะให้ผูกกับเทคนิคที่ general หน่อย ก็คือ เทคนิคที่เรียกว่า Archetype Download เป็นเทคนิคที่เราหา role model ที่เราชื่นชอบ แล้วคอยสังเกตศึกษา จากนั้น เวลาที่เราเจออะไรยากๆ ท้าทาย ก็ลองจินตนาการว่าเราเป็น role model ของเราเลยครับ ผมทำประจำ แต่ก่อนเวลาทำงานกับอาจารย์ ก็จะคอยสังเกตว่า อาจารย์ผมคิดยังไง ตัดสินใจแก้ปัญหาอย่างไร

principle 14: Know what gives your the most energy in your day

เพราะว่า biological clock ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน เค้าให้ลองสังเกตตัวเราเองดูว่า มีช่วงที่เป็น positive energy และ native drain ช่วงไหน เท่าไหร่ แล้วคอยสังเกตว่าอะไรเป็นสิ่งที่ drain engery เรา และอะไรเป็นสิ่งที่คอย boost energy เรา เช่น ถ้าการที่เราคุยกับคนอื่นทำให้เรามี energy กลับมา ก็พยายามจัดเวลาสำหรับสิ่งเหล่านี้ งานอะไรที่ drain energy เรา ก็ควนจะกระจายๆ ทำ อย่าทำให้วันเดียวให้เสร็จ อาจตายได้

principle 15: Go jogging to smell the flowers

หนังสือเล่มนี้ เค้าแนะนำให้เราออกไปวิ่งครับ หรือ ไปออกกำลังกาย ไปทำอะไรด้วยตัวคนเดียว ช่วงเวลานี้ เค้าบอกว่าสมองจะจัดลำดับความคิดได้ดีที่สุด ซึ่งก็จริงนะครับ เราจะไม่ค่อยถูก distract ด้วยคนอื่น เราจะใช้เวลากับความคิดของตัวเองได้ชัดเจนมากที่สุด เค้าก็บอกว่าการที่เราออกกำลังกายก็เป็นการฝึกสมองนะครับ ให้เราคิดได้หลากหลายแบบ … สำหรับผม พอวิ่งหรือว่ายน้ำเกินซัก 15 นาที สมองจะทำงานแบบใหม่ทันที คือ ไม่คิด details อะไรละครับ คิดแค่ว่าเมื่อไหร่จะเสร็จ

principle 16: Create a commitment plan

วางแผนและเป้าหมายให้ชัดเจน จะช่วยให้เราจัดการ focus กับ attention ได้ดีครับ เค้าก็แนะนำว่า ให้ลอง list 3 goals ในแต่ละหมวด เช่น business/career, family, personal health, friends/network เขียนออกมาเลยว่า เราจะทำอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย อะไรจะเป็นอุปสรรคบ้าง และเขียนลงไปเลยว่า ทำไมเราถึงจะต้องบรรลุเป้าหมายนี้ให้ได้ ตัวผมเอง ก็มีเป้าหมายที่จะพูดภาษาจีนให้ได้ ตอนนี้พูดแล้วคนจีนชมเลยครับ ชมว่าเหมือนเด็กหัดพูด (-____-)

มาลองดูกันนะครับ ว่าปีนี้ เราจะพัฒนากันไปได้ขนาดไหน